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excel 函数完全教程之五----Excel函数应用之查询与引用函数

2017-09-11 10:29:34  点击:[]

在介绍查询与引用函数之前,我们先来了解一下有关引用的知识。

1、引用的作用

在Excel中引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域,并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用,可以在公式中使用工作表不同部分的数据,或者在多个公式中使用同一单元格的数值。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其它应用程序中的数据。

2、引用的含义

关于引用需要了解如下几种情况的含义:

外部引用--不同工作簿中的单元格的引用称为外部引用。

远程引用--引用其它程序中的数据称为远程引用。

相对引用--在创建公式时,单元格或单元格区域的引用通常是相对于包含公式的单元格的相对位置。

绝对引用--如果在复制公式时不希望 Excel 调整引用,那么请使用绝对引用。即加入美元符号,如$C$1。

3、引用的表示方法

关于引用有两种表示的方法,即A1 和 R1C1 引用样式。

(1)引用样式一(默认)--A1

A1的引用样式是Excel的默认引用类型。这种类型引用字母标志列(从 A 到 IV ,共 256 列)和数字标志行(从 1 到 65536)。这些字母和数字被称为行和列标题。如果要引用单元格,请顺序输入列字母和行数字。例如,C25 引用了列 C 和行 25 交叉处的单元格。如果要引用单元格区域,请输入区域左上角单元格的引用、冒号(:)和区域右下角单元格的引用,如A20:C35。

(2)引用样式二--R1C1

在 R1C1 引用样式中,Excel 使用"R"加行数字和"C"加列数字来指示单元格的位置。例如,单元格绝对引用 R1C1 与 A1 引用样式中的绝对引用 $A$1 等价。如果活动单元格是 A1,则单元格相对引用 R[1]C[1] 将引用下面一行和右边一列的单元格,或是 B2。

在了解了引用的概念后,我们来看看Excel提供的查询与引用函数。查询与引用函数可以用来在数据清单或表格中查找特定数值,或者需要查找某一单元格的引用。Excel中一共提供了ADDRESS、AREAS、CHOOSE、COLUMN、COLUMNS、HLOOKUP、HYPERLINK、INDEX、INDIRECT、LOOKUP、MATCH、OFFSET、ROW、ROWS、TRANSPOSE、VLOOKUP 16个查询与引用函数。下面,笔者将分组介绍一下这些函数的使用方法及简单应用。

一、ADDRESS、COLUMN、ROW

1、 ADDRESS用于按照给定的行号和列标,建立文本类型的单元格地址。

其语法形式为:ADDRESS(row_num,column_num,abs_num,a1,sheet_text)

Row_num指在单元格引用中使用的行号。

Column_num指在单元格引用中使用的列标。

Abs_num 指明返回的引用类型,1代表绝对引用,2代表绝对行号,相对列标,3代表相对行号,绝对列标,4为相对引用。

A1用以指明 A1 或 R1C1 引用样式的逻辑值。如果 A1 为 TRUE 或省略,函数 ADDRESS 返回 A1 样式的引用;如果 A1 为 FALSE,函数 ADDRESS 返回 R1C1 样式的引用。

Sheet_text为一文本,指明作为外部引用的工作表的名称,如果省略 sheet_text,则不使用任何工作表名。

简单说,即ADDRESS(行号,列标,引用类型,引用样式,工作表名称)

比如,ADDRESS(4,5,1,FALSE,"[Book1]Sheet1") 等于 "[Book1]Sheet1!R4C5"参见图1

图1

2、 COLUMN用于返回给定引用的列标。

语法形式为:COLUMN(reference)

Reference为需要得到其列标的单元格或单元格区域。如果省略 reference,则假定为是对函数 COLUMN 所在单元格的引用。如果 reference 为一个单元格区域,并且函数 COLUMN 作为水平数组输入,则函数 COLUMN 将 reference 中的列标以水平数组的形式返回。但是Reference 不能引用多个区域。

3、 ROW用于返回给定引用的行号。

语法形式为:ROW(reference)

Reference为需要得到其行号的单元格或单元格区域。 如果省略 reference,则假定是对函数 ROW 所在单元格的引用。如果 reference 为一个单元格区域,并且函数 ROW 作为垂直数组输入,则函数 ROW 将 reference 的行号以垂直数组的形式返回。但是Reference 不能对多个区域进行引用。

二、AREAS、COLUMNS、INDEX、ROWS

1、 AREAS用于返回引用中包含的区域个数。其中区域表示连续的单元格组或某个单元格。

其语法形式为AREAS(reference)

Reference为对某一单元格或单元格区域的引用,也可以引用多个区域。如果需要将几个引用指定为一个参数,则必须用括号括起来。

2、 COLUMNS用于返回数组或引用的列数。

其语法形式为COLUMNS(array)

Array为需要得到其列数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。

3、 ROWS用于返回引用或数组的行数。

其语法形式为ROWS(array)

Array为需要得到其行数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。

以上各函数示例见图2

图2

4、 INDEX用于返回表格或区域中的数值或对数值的引用。

函数 INDEX() 有两种形式:数组和引用。数组形式通常返回数值或数值数组;引用形式通常返回引用。

(1)INDEX(array,row_num,column_num) 返回数组中指定单元格或单元格数组的数值。

Array为单元格区域或数组常数。Row_num为数组中某行的行序号,函数从该行返回数值。Column_num为数组中某列的列序号,函数从该列返回数值。需注意的是Row_num 和 column_num 必须指向 array 中的某一单元格,否则,函数 INDEX 返回错误值 #REF!。

(2)INDEX(reference,row_num,column_num,area_num) 返回引用中指定单元格或单元格区域的引用。

Reference为对一个或多个单元格区域的引用。

Row_num为引用中某行的行序号,函数从该行返回一个引用。

Column_num为引用中某列的列序号,函数从该列返回一个引用。

需注意的是Row_num、column_num 和 area_num 必须指向 reference 中的单元格;否则,函数 INDEX 返回错误值 #REF!。如果省略 row_num 和 column_num,函数 INDEX 返回由 area_num 所指定的区域。

三、INDIRECT、OFFSET

1、 INDIRECT用于返回由文字串指定的引用。

当需要更改公式中单元格的引用,而不更改公式本身,使用函数 INDIRECT。

其语法形式为:INDIRECT(ref_text,a1)

其中Ref_text为对单元格的引用,此单元格可以包含 A1-样式的引用、R1C1-样式的引用、定义为引用的名称或对文字串单元格的引用。如果 ref_text 不是合法的单元格的引用,函数 INDIRECT 返回错误值 #REF!。

A1为一逻辑值,指明包含在单元格 ref_text 中的引用的类型。如果 a1 为 TRUE 或省略,ref_text 被解释为 A1-样式的引用。如果 a1 为 FALSE,ref_text 被解释为 R1C1-样式的引用。

需要注意的是:如果 ref_text 是对另一个工作簿的引用(外部引用),则那个工作簿必须被打开。如果源工作簿没有打开,函数 INDIRECT 返回错误值 #REF!。

2、 OFFSET函数用于以指定的引用为参照系,通过给定偏移量得到新的引用。

返回的引用可以是一个单元格或者单元格区域,并可以指定返回的行数或者列数。

其基本语法形式为:OFFSET(reference, rows, cols, height, width)。

其中,reference变量作为偏移量参照系的引用区域(reference必须为对单元格或相连单元格区域的引用,否则,OFFSET函数返回错误值#VALUE!)。

rows变量表示相对于偏移量参照系的左上角单元格向上(向下)偏移的行数(例如rows使用2作为参数,表示目标引用区域的左上角单元格比reference低2行),行数可为正数(代表在起始引用单元格的下方)或者负数(代表在起始引用单元格的上方)或者0(代表起始引用单元格)。

cols表示相对于偏移量参照系的左上角单元格向左(向右)偏移的列数(例如cols使用4作为参数,表示目标引用区域的左上角单元格比reference右移4列),列数可为正数(代表在起始引用单元格的右边)或者负数(代表在起始引用单元格的左边)。

如果行数或者列数偏移量超出工作表边缘,OFFSET函数将返回错误值#REF!。height变量表示高度,即所要返回的引用区域的行数(height必须为正数)。width变量表示宽度,即所要返回的引用区域的列数(width必须为正数)。如果省略height或者width,则假设其高度或者宽度与reference相同。例如,公式OFFSET(A1,2,3,4,5)表示比单元格A1靠下2行并靠右3列的4行5列的区域(即D3:H7区域)。

由此可见,OFFSET函数实际上并不移动任何单元格或者更改选定区域,它只是返回一个引用。

四、HLOOKUP、LOOKUP、MATCH、VLOOKUP

1、 LOOKUP函数与MATCH函数

LOOKUP函数可以返回向量(单行区域或单列区域)或数组中的数值。此系列函数用于在表格或数值数组的首行查找指定的数值,并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。当比较值位于数据表的首行,并且要查找下面给定行中的数据时,使用函数 HLOOKUP。当比较值位于要进行数据查找的左边一列时,使用函数 VLOOKUP。

如果需要找出匹配元素的位置而不是匹配元素本身,则应该使用函数 MATCH 而不是函数 LOOKUP。MATCH函数用来返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。从以上分析可知,查找函数的功能,一是按搜索条件,返回被搜索区域内数据的一个数据值;二是按搜索条件,返回被搜索区域内某一数据所在的位置值。利用这两大功能,不仅能实现数据的查询,而且也能解决如"定级"之类的实际问题。

2、 LOOKUP用于返回向量(单行区域或单列区域)或数组中的数值。

函数 LOOKUP 有两种语法形式:向量和数组。

(1) 向量形式

函数 LOOKUP 的向量形式是在单行区域或单列区域(向量)中查找数值,然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的数值。

其基本语法形式为LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)

Lookup_value为函数 LOOKUP 在第一个向量中所要查找的数值。Lookup_value 可以为数字、文本、逻辑值或包含数值的名称或引用。

Lookup_vector为只包含一行或一列的区域。Lookup_vector 的数值可以为文本、数字或逻辑值。

需要注意的是Lookup_vector 的数值必须按升序排序:...、-2、-1、0、1、2、...、A-Z、FALSE、TRUE;否则,函数 LOOKUP 不能返回正确的结果。文本不区分大小写。

Result_vector 只包含一行或一列的区域,其大小必须与 lookup_vector 相同。

如果函数 LOOKUP 找不到 lookup_value,则查找 lookup_vector 中小于或等于 lookup_value 的最大数值。

如果 lookup_value 小于 lookup_vector 中的最小值,函数 LOOKUP 返回错误值 #N/A。

示例详见图3

图3

(2) 数组形式

函数 LOOKUP 的数组形式在数组的第一行或第一列查找指定的数值,然后返回数组的最后一行或最后一列中相同位置的数值。通常情况下,最好使用函数 HLOOKUP 或函数 VLOOKUP 来替代函数 LOOKUP 的数组形式。函数 LOOKUP 的这种形式主要用于与其他电子表格兼容。关于LOOKUP的数组形式的用法在此不再赘述,感兴趣的可以参看Excel的帮助。

3、 HLOOKUP与VLOOKUP

HLOOKUP用于在表格或数值数组的首行查找指定的数值,并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。

VLOOKUP用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值,并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。

当比较值位于数据表的首行,并且要查找下面给定行中的数据时,请使用函数 HLOOKUP。

当比较值位于要进行数据查找的左边一列时,请使用函数 VLOOKUP。

语法形式为:

HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

其中,Lookup_value表示要查找的值,它必须位于自定义查找区域的最左列。Lookup_value 可以为数值、引用或文字串。

Table_array查找的区域,用于查找数据的区域,上面的查找值必须位于这个区域的最左列。可以使用对区域或区域名称的引用。

Row_index_num为 table_array 中待返回的匹配值的行序号。Row_index_num 为 1 时,返回 table_array 第一行的数值,row_index_num 为 2 时,返回 table_array 第二行的数值,以此类推。

Col_index_num为相对列号。最左列为1,其右边一列为2,依此类推.

Range_lookup为一逻辑值,指明函数 HLOOKUP 查找时是精确匹配,还是近似匹配。

下面详细介绍一下VLOOKUP函数的应用。

简言之,VLOOKUP函数可以根据搜索区域内最左列的值,去查找区域内其它列的数据,并返回该列的数据,对于字母来说,搜索时不分大小写。所以,函数VLOOKUP的查找可以达到两种目的:一是精确的查找。二是近似的查找。下面分别说明。

(1) 精确查找--根据区域最左列的值,对其它列的数据进行精确的查找

示例:创建工资表与工资条

首先建立员工工资表

图4

然后,根据工资表创建各个员工的工资条,此工资条为应用Vlookup函数建立。以员工Sandy(编号A001)的工资条创建为例说明。

第一步,拷贝标题栏

第二步,在编号处(A21)写入A001

第三步,在姓名(B21)创建公式

=VLOOKUP($A21,$A$3:$H$12,2,FALSE)

语法解释:在$A$3:$H$12范围内(即工资表中)精确找出与A21单元格相符的行,并将该行中第二列的内容计入单元格中。

第四步,以此类推,在随后的单元格中写入相应的公式。

图5

(2) 近似的查找--根据定义区域最左列的值,对其它列数据进行不精确值的查找

示例:按照项目总额不同提取相应比例的奖金

第一步,建立一个项目总额与奖金比例的对照表,如图6所示。项目总额的数字均为大于情况。即项目总额在0~5000元时,奖金比例为1%,以此类推。

图6

第二步 假定某项目的项目总额为13000元,在B11格中输入公式

=VLOOKUP(A11,$A$4:$B$8,2,TRUE)

即可求得具体的奖金比例为5%,如图7。

图7

4、 MATCH函数

MATCH函数有两方面的功能,两种操作都返回一个位置值。

一是确定区域中的一个值在一列中的准确位置,这种精确的查询与列表是否排序无关。

二是确定一个给定值位于已排序列表中的位置,这不需要准确的匹配.

语法结构为:MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)

lookup_value为要搜索的值。

lookup_array:要查找的区域(必须是一行或一列)。

match_type:匹配形式,有0、1和-1三种选择:"0"表示一个准确的搜索。"1"表示搜索小于或等于查换值的最大值,查找区域必须为升序排列。"-1"表示搜索大于或等于查找值的最小值,查找区域必须降序排开。以上的搜索,如果没有匹配值,则返回#N/A。

五、HYPERLINK

所谓HYPERLINK,也就是创建快捷方式,以打开文档或网络驱动器,甚至INTERNET地址。通俗地讲,就是在某个单元格中输入此函数之后,可以到您想去的任何位置。在某个Excel文档中,也许您需要引用别的Excel文档或Word文档等等,其步骤和方法是这样的:

(1)选中您要输入此函数的单元格,比如B6。

(2)单击常用工具栏中的"粘贴函数"图标,将出现"粘贴函数"对话框,在"函数分类"框中选择"常用",在"函数名"框中选择HYPERLINK,此时在对话框的底部将出现该函数的简短解释。

(3)单击"确定"后将弹出HYPERLINK函数参数设置对话框。

(4)在"Link_location"中键入要链接的文件或INTERNET地址,比如:"c:\my documents\Excel函数.doc";在"Friendly_name"中键入"Excel函数"(这里是假设我们要打开的文档位于c:\my documents下的文件"Excel函数.doc")。

(5)单击"确定"回到您正编辑的Excel文档,此时再单击B6单元格就可立即打开用Word编辑的会议纪要文档。

HYPERLINK函数用于创建各种快捷方式,比如打开文档或网络驱动器,跳转到某个网址等。说得夸大一点,在某个单元格中输入此函数之后,可以跳到我们想去的任何位置。

六、其他(CHOOSE、TRANSPOSE)

1、CHOOSE函数

函数CHOOSE可以使用 index_num 返回数值参数清单中的数值。使用函数 CHOOSE 可以基于索引号返回多达 29 个待选数值中的任一数值。

语法形式为:CHOOSE(index_num,value1,value2,...)

Index_num用以指明待选参数序号的参数值。Index_num 必须为 1 到 29 之间的数字、或者是包含数字 1 到 29 的公式或单元格引用。

Value1,value2,... 为 1 到 29 个数值参数,函数 CHOOSE 基于 index_num,从中选择一个数值或执行相应的操作。参数可以为数字、单元格引用,已定义的名称、公式、函数或文本。

2、TRANSPOSE函数

TRANSPOSE用于返回区域的转置。函数 TRANSPOSE 必须在某个区域中以数组公式的形式输入,该区域的行数和列数分别与 array 的列数和行数相同。使用函数 TRANSPOSE 可以改变工作表或宏表中数组的垂直或水平走向。

语法形式为TRANSPOSE(array)

Array为需要进行转置的数组或工作表中的单元格区域。所谓数组的转置就是,将数组的第一行作为新数组的第一列,数组的第二行作为新数组的第二列,以此类推。

示例,将原来为横向排列的业绩表转置为纵向排列。

图8

第一步,由于需要转置的为多个单元格形式,因此需要以数组公式的方法输入公式。故首先选定需转置的范围。此处我们设定转置后存放的范围为A9.B14.

第二步,单击常用工具栏中的"粘贴函数"图标,将出现"粘贴函数"对话框,在"函数分类"框中选择"查找与引用函数"框中选择TRANSPOSE,此时在对话框的底部将出现该函数的简短解释。 单击"确定"后将弹出TRANSPOSE函数参数设置对话框。

图9

第三步,选择数组的范围即A2.F3

第四步,由于此处是以数组公式输入,因此需要按 CRTL+SHIFT+ENTER 组合键来确定为数组公式,此时会在公式中显示"{}"。随即转置成功,如图10所示。

图10

以上我们介绍了Excel的查找与引用函数,此类函数的灵活应用对于减少重复数据的录入是大有裨益的。此处只做了些抛砖引玉的示例,相信大家会在实际运用中想出更具实用性的应用方法。

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